Obecně

Jak zvládnout přemíru emailů

Každý den se na nás hrnou desítky emailů, a když pomineme ty pracovní, tak velkou část tvoří i spam. A protože v sobě máme strach, abychom něco nezameškali, nebo o něco důležitého nepřišli, neustále prohlížíme mailové schránky a reagujeme. Přestáváme se tak soustředit na práci a doba, kterou jí věnujeme tak zasahuje i do našeho soukromí. Je z toho cesta ven?

Nejdříve je nutné se zamyslet, zda opravdu musíte reagovat na všechny pracovní emaily ihned. A pokud budete k sobě opravdu upřímní, pak si přiznáte, že ne. Jestliže něco opravdu ale opravdu hoří, většinou dotyčný zvedne telefon a zavolá vám. Takže co z toho vyplývá?

Vyhraďte si dobu na kontrolování mailů

Podle aktivit během pracovního dne si promyslete, kdy je nejvhodnější doba na kontrolu emailů. Zpravidla to bývá hned ráno po příchodu do práce. Pak po obědě a přibližně hodinu až dvě před koncem pracovní doby. To říkají experti. Vy sami nejlépe víte, i podle typu vaší práce, kdy vám nejčastější chodí maily. Tím, že omezíte nejen neustálou kontrolu ale i reakce, ušetříte čas a hlavně se budete více soustředit na práci. A díky tomu budete i více produktivní.

Vypněte si notifikace

Pokaždé, když vám přijde nový email, ozve se pípnutí. A co vy uděláte? Okamžitě se jdete podívat, kdo vám to napsal. Když si vypnete jak zvukové upozornění, tak i notifikace, které vám na telefonu a počítači oznamují, že přišel nový email, nebudete mít nutkání se podívat a nakonec zjistíte, že jste se věnovali práci celou hodinu bez vyrušení.

Odhlaste se z newsletterů

Znáte to, někde se vám něco líbí, nebo se zaregistrujete na webu kvůli zajímavému ebooku zdarma a od té doby vás denně bombardují rádoby informativní emaily, které vás nutí si koupit produkt, online kurz nebo účast na semináři. Udělejte si čas a všechny tyto registrace projděte a odhlaste se z nich. Pokud odkaz na odhlášení nefunguje, označte tyto zprávy jako spam. V doručené poště už je díky tomu neuvidíte.

Archivujte a třiďte

Máte emailovou schránku, kde vám v poště straší několik tisíc doručených zpráv? Nejste sice sami, ale věřte, že už se k většině těchto mailů nedostanete. Možná, že kdyby se nedejbože stal nějaký technický problém a o většinu byste přišli, ani si nevzpomenete, co v nich bylo. Ale nemáte to srdce je prostě vymazat. Jestliže to vaše schránka umožňuje, archivujte. Vše, co je staré víc, než tři měsíce pošlete do archivu. Pokud ale nemusíte schovávat vlákna konverzací stará několik let, tak prostě mažte. Nejdříve si vyfiltrujete zprávy s přílohou. Ty projděte jako první. Sice zabírají více místa na serveru, ale mohou skrývat důležité grafy, tabulky, smlouvy apod. Na tyto zprávy si udělejte speciální záložku v poště a do ní je přeřaďte. Pak se vrhněte na zbytek zpráv. Pokud neskrývají podmínky spolupráce nebo důležité informace od dodavatelů a spolupracovníků, které jsou aktuální i v této době, tak je smažte.

A jak byste měli s poštou pracovat?

Vytvořte si ve schránce složky pojmenované podle účelu ( např. Dnes vyřešit, Smlouvy a podklady, Objednávky, Vyřešené apod.) a jakmile se dostanete ke kontrole pošty, emaily do těchto složek rozdělte. Tak budete mít ihned přehled, na co okamžitě reagovat a co počká.

Komentáře

komentářů